Frågor och svar
Det finns inte någon arbetsrättslig definition av hemoch distansarbete. Med distansarbete avses normalt att arbetsgivaren och arbetstagaren har kommit överens om att arbetet ska utföras från annan plats än kontoret en eller flera dagar i veckan. Distansarbete kan även utföras del av dag. Vid distansarbete bör ett avtal upprättas som reglerar villkoren för detta. Detta blir en del av anställningsavtalet och ska upprättas separat. Det kan därmed också sägas upp separat utan att anställningen i övrigt påverkas.
Hemarbete sker oftast temporärt och är normalt inte reglerat. Arbetsgivaren måste förstås ha godkänt att arbetstagaren arbetar hemifrån och även om några särskilda villkor ska gälla för detta. En sådan överenskommelse sker allt som oftast muntligt, men det kan vara bra om arbetsgivaren har riktlinjer för detta.
Som arbetsgivare behöver man noga fundera igenom om man ska tillåta hem- eller distansarbete då det finns både fördelar och nackdelar med detta. Fördelar som ofta lyfts i samband med hemoch distansarbete är bland annat att arbetsgivaren kan erbjuda flexibilitet till de anställda och därmed uppfattas som en attraktiv arbetsgivare, bolaget kan minska sina lokalkostnader, det kan vara lättare att rekrytera och behålla attraktiva arbetstagare oavsett var de bor samt att det i vissa fall kan vara positivt att utöka lokal närvaro.
Vad som kan uppfattas som negativt med hem- och distansarbete är bland annat att kreativiteten kan påverkas vilket kan leda till minskad innovation, att naturlig kunskapsöverföring försvåras och att en mer aktiv och annorlunda arbetsledning krävs. Det kan medföra en känsla av utanförskap för den som arbetar hemifrån eller på distans, företagskulturen kan påverkas, sociala sammanhang minskar och det kan upplevas svårare att tillse en god arbetsmiljö.
Arbetsgivaren behöver alltså fundera igenom hur verksamheten ska bedrivas när arbetet inte längre utförs på kontoret och vilka konsekvenser detta leder till. På detta sätt skapas bästa förutsättningar om arbetsgivaren väljer att låta arbetstagare arbeta hemifrån eller på distans.
Huruvida det anses utgöra en väsentlig förändring för en arbetstagare att utföra sina arbetsuppgifter på distans eller från hemmet i stället för på arbetsplatsen får avgöras från fall till fall. Det beror bland annat på hur länge och i vilken omfattning arbetet ska utföras hemifrån. Om distansarbetet är tänkt att pågå under en längre tid eller i hög omfattning får arbetsgivaren normalt räkna med att förhandlingsskyldighet föreligger.
Vid förhandlingen kan arbetsgivaren behöva presentera den riskbedömning som gjorts inför det tilltänkta hemarbetet
Enligt huvudregeln är det arbetsgivaren som enligt arbetsledningsrätten bestämmer var arbetet ska utföras. Detta gäller om inget annat avtalats i anställningsavtalet. En arbetstagare kan alltså inte bestämma själv om denne ska arbeta hemifrån eller inte. Om arbetstagaren inte följer arbetsgivarens direktiv om att arbete ska ske från kontoret utan väljer att arbeta hemifrån ändå, betraktas detta som olovlig frånvaro som kan leda till arbetsrättsliga konsekvenser
I särskilda fall, som exempelvis vid en pandemi, kan arbetsgivaren temporärt inom ramen för arbetsledningsrätten beordra hemarbete även om detta inte är i enlighet med det enskilda anställningsavtalet. Arbetsgivaren kan dock vara tvungen att först förhandla enligt medbestämmandelagen. Samma sak kan gälla vid renovering av kontor, olyckshändelse och andra temporära händelser. Om den anställde motsätter sig arbetsgivarens anvisning skulle det kunna bli aktuellt med en uppsägning på grund av personliga skäl. En bedömning måste dock ske i varje enskilt fall. Det kan nämligen finnas personliga omständigheter som gör att hemarbete inte är möjligt. Innan en uppsägning genomförs måste arbetsgivaren först vidta mildare åtgärder, såsom varning med mera, för att försöka komma till rätta med problematiken. Kontakta gärna Teknikföretagen för rådgivning om detta blir aktuellt.
En annan sak är om arbetsgivaren vill beordra hemarbete på konstant basis och helt upphöra med kontorslokaler. Var gränsen går kring arbetsgivarens skyldighet att tillhandahålla arbetsplats och därmed möjlighet till att säga upp en arbetstagare som inte vill arbeta hemifrån är inte utredd och en bedömning måste göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Vid frågor av detta slag rekommenderas därför kontakt med Teknikföretagen för vidare diskussion.
Nej, det behöver du inte. Att en arbetstagare väljer att flytta till en ort som ligger långt ifrån arbetsgivarens kontor påverkar inte arbetstagarens skyldighet att inställa sig på arbetsplatsen för att utföra arbete. Alltså krävs det att arbetsgivaren och arbetstagaren kommer överens om att arbetet ska utföras på distans för att detta ska bli aktuellt.
Det finns inte några formella krav på riktlinjer för hemarbete, men det är oftast lämpligt så att chefer och arbetstagare vet vad de har att förhålla sig till.
Riktlinjerna kan förtydliga till exempel vilken typ av arbete som kan eller får utföras hemma, hur ofta hemarbete får utföras, om arbetstagaren behöver informera om det innan eller om det behövs tillstånd. Med riktlinjer blir det tydligt för både arbetstagare och chefer vad som gäller och missförstånd undviks. Det är viktigt att riktlinjerna finns tillgängliga och görs kända på arbetsplatsen samt att de följs.
Arbetsmiljön är en aspekt att beakta när riktlinjer för hemarbete tas fram. Arbetsgivaren ska bedöma vilka risker arbetet innebär. En faktor i riskbedömningen kan vara tiden arbetet utförs hemma. Mer sporadiskt arbete hemifrån kanske inte innebär någon speciell risk. Om hemarbetet däremot sker ofta och under längre perioder kan det bli aktuellt att identifiera och förebygga risker både i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Skrivningar om arbetsmiljö kan då vara en del av riktlinjerna och ta upp till exempel vilken utrustning som ska användas, pauser och avstämningar.
Vid inhyrning/uthyrning kommer både inhyrande och uthyrande företag att ha ansvar för arbetsmiljön – ett gemensamt arbetsmiljöansvar. Det uthyrande företaget är arbetsgivare med ansvar för sin personal och vilka arbeten de hyrs ut till. De kommer också ha ett uppföljningsansvar kring det uppdrag den anställde är uthyrd till. Det inhyrande företaget är arbetsledare och ska se till att det dagliga arbetet utförs på ett säkert sätt och i en god arbetsmiljö. Det inhyrande företagets systematiska arbetsmiljöarbete ska gälla även den inhyrde. Det gemensamma arbetsmiljöansvaret förutsätter och bygger på regelbunden dialog mellan inhyraren och uthyraren.
Om det inhyrande företaget plötsligt ändrar förutsättningarna för inhyrningen genom att till exempel kräva att arbetet ska ske hemifrån kan detta vara en sådan stor förändring att kontakt först måste tas med det uthyrande företaget för att komma överens om de nya villkoren.
Om en arbetsskada skulle drabba den inhyrde oavsett om han/hon jobbar hos kund eller hemma är det arbetsgivaren, det vill säga uthyraren, som ska anmäla skadan till Försäkringskassan (är det en allvarlig olycka som skett ska uthyraren även anmäla till Arbetsmiljöverket)
Vid hemarbete gäller ordinarie arbetstider om inte annat har avtalats.
Detta blir en fråga om vanlig arbetsledning. Det är chefen, i egenskap av arbetsgivarrepresentant, som leder och fördelar arbetet. För att ge arbetsuppgifter och för att kontrollera hur de utförs får chefen ha kontinuerliga avstämningar och begära in rapporteringar. Detta kan ske per telefon, digitalt, personligt möte eller via mejl.
Om det visar sig att en arbetstagare inte fullgör arbetstidsmåttet eller utför arbetsuppgifter enligt chefens instruktioner kan det röra sig om misskötsamhet. Det kan då bli fråga om tillsägelse, skriftlig varning eller ytterst uppsägning på grund av personliga skäl.
På samma sätt som arbetsgivaren kommer fram till hur arbetsmiljön ska vara på ett fast kontor för att inte personal ska drabbas av arbetsskada eller ohälsa ska arbetsgivaren komma fram till vad som krävs för att arbete hemifrån inte ska vara skadligt. Det handlar om att ta fram riktlinjer för hur hemmakontoret ska se ut och hur arbetet från det ska gå till. Följer arbetstagarna dessa riktlinjer ska arbetet vara säkert. Sedan kan det, liksom på det fasta kontoret, finnas arbetstagare som behöver speciell anpassning av arbetsmiljön. Det kan till exempel gälla speciell utrustning som en viss stol eller ett bord eller speciellt stöd i form av arbetsledning. Denna anpassning görs individuellt och kan i praktiken innebära att det kanske inte blir aktuellt med hemarbete för den arbetstagaren om inte anpassningen går att få till i hemmamiljön.
Frågan kan få något olika svar beroende på om det rör sig om sporadiskt hemarbete eller distansarbete. Risker i arbetsmiljön ska förebyggas oavsett var man jobbar och arbetsmiljön är arbetsgivarens ansvar.
Risker kan förebyggas på olika sätt. Ett sätt är att tillhandahålla arbetsutrustning. Om hemarbetet sker mer sporadiskt kan en riskbedömning komma fram till att arbetsgivaren inte behöver stå för någon utrustning då det hemarbete som utförs inte bedöms medföra några risker.
Vid distansarbete är distansarbetsplatsen den ordinarie arbetsplatsen och den ska utformas och utrustas så hänsyn tas till fysiska, organisatoriska och sociala faktorer. Detta innebär att arbetsgivaren kommer att få stå för den arbetsutrustning som behövs för distansarbetet i form av kontorsutrustning (skrivbord och stol), belysning (platsbelysning och eventuell förstärkt allmänbelysning), datorutrustning, it-uppkopplingar med mera.
Nej, det föreligger ingen skyldighet för en arbetsgivare att bekosta ombyggnationer i en anställds hem för att tillgodose en god arbetsmiljö. Däremot kan arbetsgivaren behöva informera arbetstagaren om vad denne bör tänka på för att till exempel ha rätt belysning när den arbetar ifrån hemmet.
I vissa fall kan arbetsgivaren även behöva erbjuda arbetstagaren ny belysning genom att den arbetstagaren antingen lånar hem en lampa från kontoret eller att arbetsgivaren köper ny belysning som är anpassat för arbetstagarens arbetsplats i hemmet.
Vad gäller dålig ventilation i hemmet är det dock tyvärr inte så mycket arbetsgivaren kan göra för att förbättra situationen, då ventilationen i hemmet utgör arbetstagarens ansvar. I detta fall får arbetsgivaren i stället överväga att låta arbetstagaren arbeta från kontoret
Arbetsgivaren har ett arbetsmiljöansvar oavsett varifrån arbetet sker. Har man anställda som arbetar ifrån co-working space har arbetsgivaren inte full rådighet över arbetsplatsen. Arbetsgivaren ansvarar dock för att säkerställa att arbetsmiljön inte orsakar ohälsa eller skada. I samband med att kontrakt för plats i co-working space skrivs bör arbetsgivaren säkerställa den fysiska arbetsmiljön.
Genom att tydliggöra arbetsmiljöaspekterna vid kontraktsskrivningen undviks oklarheter kring vem som ska stå för olika åtgärder. På motsvarande sätt som när anställda sitter hemma har arbetsgivaren ansvar att regelbundet följa upp att arbetsmiljön är fortsatt bra och säkerställa att åtgärder vidtas om risker eller brister konstateras
Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter är inte tillämpliga på arbete som utförs utomlands. Det är lagen i det land där arbetet utförs som gäller.
Det finns dock en så kallad instruktionsskyldighet som arbetsgivaren ska förhålla sig till även när arbetstagare ska arbeta utomlands. Arbetsgivaren ska bland annat:
- se till att arbetstagaren får god kännedom om de förhållanden som arbetet ska utföras under
- upplysa arbetstagaren om de risker som kan uppstå i arbetet
- försäkra sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs och känner till hur den ska agera för att undvika riskerna i arbetet.
Kravet på arbetsgivarens instruktionsskyldigheter följer dessutom av föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) som anger att ”Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas”.
Det är också rimligt att eventuella rekommendationer och riktlinjer som arbetsgivaren har beslutat gällande hem- eller distansarbete i Sverige också tillämpas om arbetstagaren tillåts att utföra arbetet på distans från utlandet.
Det finns ingen laglig skyldighet för en arbetsgivare att betala hyra för det utrymme som arbetstagaren upplåter som kontor i sitt hem. Det är alltså upp till arbetsgivaren om denne vill betala hyra vid distansarbete.
Om arbetsgivaren beslutar sig för att betala hyra till arbetstagaren är det viktigt att det tydligt framgår av distansavtalet att hyra ska utgå och till vilket belopp. Det kan annars finnas en risk för att hyran betraktas som lön.
Det är även viktigt att arbetsgivaren och arbetstagaren utreder om ett upplägg med hyra leder till några andra rättsliga konsekvenser exempelvis utifrån ett skatterättsligt perspektiv
Om materialet behövs för arbetets utförande ska arbetsgivaren stå den kostnaden. Detta kan lämpligen ske genom att arbetstagaren gör utlägg mot uppvisande av kvitto. Det är dock viktigt att förfarandet regleras antingen i en policy eller i en överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren.
Ja, det kan du. Det är en arbetsledningsfråga.
Det finns en allmän arbetsskadeförsäkring som täcker samtliga arbetstagare i Sverige och som administreras av Försäkringskassan. Är arbetsgiven ansluten till en arbetsgivarorganisation finns det dessutom kollektivavtalade försäkringar. Båda dessa försäkringar gäller för personskada som uppstår i samband med arbete.
Utöver dessa försäkringar kan arbetsgivaren behöva fundera på om det behövs extra försäkringar för egendom som arbetstagaren använder hemifrån eller på annat ställe utanför den ordinarie arbetsplatsen.
